株式会社ロクシアシステムズ（以下、当社）は、ステークホルダーの皆様から取得した個人情報の重要性を認識し、保護することを当社の事業活動の基本であると共に経営上の最重要な課題の一つと考えています。
皆様へ安心・安全・信頼のサービスを提供していくため、以下のような基本方針を定め全社員に周知徹底を図り、これを遵守しています。
1. 基本方針
- 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また、個人情報保護に関する社内規程（以下、当社規程）を定め、これを実施し、維持すると共に、継続的な改善に努めます。
- 当社は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
- 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
- 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
- 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
2. 事業者情報および個人情報保護管理責任者
当社が取り扱う個人情報に関する事業者情報および管理責任者は、以下のとおりです。
- 事業者の名称：株式会社ロクシアシステムズ
- 所在地：〒810-0001 福岡県福岡市中央区天神2丁目2番12号 T&Jビルディング7F
- 代表者：代表取締役 野田 裕佑
- 個人情報保護管理責任者：代表取締役 野田 裕佑
3. 個人情報の利用目的
当社は、お客様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意を頂いた上で利用します。当社が保有する個人情報の利用目的は下記の通りです。
- お客様に関する個人情報
- お客様との商談、お打ち合わせ等
- 商品、資料等の発送
- サービス、イベント等のご案内送付
- 顧客サポート、メンテナンスの提供
- お問い合わせ・ご相談への対応
- 各種会員制サービスの提供
- サービス開発、アンケート調査実施、モニター等の実施
- 契約の履行
- お取引先・協業パートナーのご担当者様に関する個人情報
- 契約の締結・履行、発注・請求等の取引管理
- 業務上必要なご連絡、お打ち合わせ等
- 協業・提携に関するご案内およびご相談への対応
- お問い合わせ・資料請求・セミナー等にお申し込みいただいた方に関する個人情報
- お問い合わせ・ご相談への回答、資料・情報の提供
- セミナー・イベント等の運営およびご案内
- 広告効果の測定および広告配信の最適化
- 採用応募者に関する個人情報
- 採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
- 当社での採用業務管理
4. 個人情報の適正な取得
当社では、個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行います。偽りその他不正の手段によって個人情報を取得することはありません。
5. 個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のため、以下の措置を講じています。
基本方針・規律の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、本方針を策定するとともに、取得・利用・保存・提供・削除・廃棄の各段階における取扱方法、責任者および従業者の役割・責務を定めた社内規程を整備しています。
組織的安全管理措置
個人情報保護管理責任者を設置し、個人データを取り扱う従業者および取り扱う個人データの範囲を明確化しています。また、個人データの取扱状況を確認する手段を整備するとともに、漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合に責任者へ報告する体制を整備しています。
人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に定めています。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止する措置を講じるとともに、これらを持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。多要素認証をはじめとする本人認証、通信および保存時の暗号化、アクセスログの取得・監視、ならびに外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから個人データを保護する仕組みを導入・運用しています。
外的環境の把握
当社は、個人データの保存および処理にクラウドサービス（Microsoft Azure 等）を利用しています。お客様からお預かりした個人データを取り扱う環境は、日本国内に所在するリージョン（データセンター）に配置しており、当社は日本国内において個人データを取り扱っています。外国において個人データを取り扱う必要が生じる場合には、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
6. 個人情報の第三者提供
- 当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。
- お客様の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることによりその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
- 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
- 当社は、上記（1）に関わらず、お客様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当社の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、お客様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、お客様は当社に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。
- 当社は、外国にある第三者に個人データを提供する場合には、法令に基づき、あらかじめ当該提供を認める旨のお客様の同意を得るものとします。この場合、移転先の国名、当該国における個人情報の保護に関する制度、および移転先が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報を、あらかじめお客様に提供します。
7. 個人情報の取扱いの委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託する場合があります。この場合、委託先の選定にあたっては、個人情報を適切に取り扱う体制を備えていることを確認し、委託契約において安全管理措置、秘密保持、再委託の条件、事故発生時の報告等の必要な事項を定めるとともに、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
8. 受託業務およびAIサービスにおけるお客様データの取扱い
当社は、AI-OCR導入支援・AI-Voice導入支援をはじめとするサービスの提供にあたり、お客様からお預かりした帳票・音声・文書等のデータ（個人情報を含む場合があります）を、お客様に代わって処理することがあります。これらのデータについて、当社は以下のとおり取り扱います。
- お客様専用環境での処理：お預かりしたデータは、お客様専用に構築した環境において処理し、他のお客様のデータと混在させることはありません。
- 委託の範囲内での取扱い：当社が個人データの取扱いの委託を受けて処理を行う場合、当該データは委託された業務の遂行に必要な範囲においてのみ取り扱い、当社自身の目的のために利用することはありません。
- 汎用AIモデルの学習への不使用：お預かりしたデータを、当社が汎用的なAIモデルの学習・開発のために転用することはありません。また、当社が利用するクラウドAIサービスにおいて、入力されたデータが当該サービス提供者の基盤モデルの学習に利用されないことを、契約および設定により確認しています。
- 認識精度の向上のための利用：お客様専用の認識モデルの精度を向上させる目的でお客様のデータを利用する場合は、当該お客様との契約または個別の同意により定めた範囲内で行い、その成果物である学習済みモデルは当該お客様の環境においてのみ利用します。
- 国内リージョンでの処理：お預かりしたデータの保存および処理は、日本国内に所在するリージョンにおいて行います。
- 契約終了時の返却・削除：委託業務の終了時には、お客様の指示に従い、お預かりしたデータを返却または削除します。
9. アクセス情報・クッキー・広告配信について
アクセスログについて
当サイトでは、サイトの運営・改善およびセキュリティ確保のために、アクセスログ情報を取得する場合があります。アクセスログには、IPアドレス、ブラウザの種類、閲覧されたページ、参照元のURL、アクセス日時等が含まれます。アクセスログの取得は、特定の個人を識別することを目的としたものではありません。
クッキー（Cookie）の使用について
当サイトでは、より快適にご利用いただくため、また当サイトの利用状況の把握および広告効果の測定のために、クッキー（Cookie）および類似の技術を使用しています。クッキーやIPアドレス等の情報は、それら単独では特定の個人を識別できませんが、当社はこれらを「個人関連情報」として適切に取り扱います。他の情報と照合することにより特定の個人を識別できる場合には、当該情報を個人情報として取り扱います。
クッキーの受け入れは、ブラウザの設定により拒否することが可能です。ただし、クッキーを拒否された場合、当サイトの一部の機能がご利用いただけない場合があります。
アクセス解析ツールおよび広告配信サービスの利用
当サイトでは、利用状況の分析および広告効果の測定のため、以下のサービスを利用しています。これらのサービスにより、クッキーを通じて閲覧情報が収集され、Google LLC（米国）に送信されます。
- Google アナリティクス（Google Analytics）：当サイトの利用状況を把握し、コンテンツの改善に役立てる目的で利用しています。
- Google 広告（Google Ads）：当社の広告の効果測定（コンバージョン測定）およびリマーケティング（当サイトを訪問された方への広告配信）の目的で利用しています。
これらのサービスにおけるデータの取扱いについては、Google社のポリシー（Google のサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報の Google による使用）をご確認ください。
収集を希望されない場合は、以下の方法で無効化（オプトアウト）していただけます。
- ブラウザの設定によりクッキーを拒否する
- Google アナリティクスによる収集を停止する（Google アナリティクス オプトアウト アドオン）
- 広告のパーソナライズを無効にする（Google 広告設定）
お問い合わせフォームについて
お問い合わせフォームからご送信いただいた内容（お名前、会社名、メールアドレス、お問い合わせ内容等）は、お問い合わせへの対応およびその後のご連絡のために利用し、当サイトのサーバーおよび当社のメール環境において保管します。
拡張コンバージョン（広告効果測定の精度向上）について
当サイトでは、Google 広告のコンバージョン測定の精度を高めるため、Google の「拡張コンバージョン」機能を利用しています。この機能では、お問い合わせフォームおよび資料ダウンロードフォームにご入力いただいたメールアドレスを、お客様のブラウザ上で不可逆的にハッシュ化（SHA-256）したうえで Google LLC（米国）へ送信します。ハッシュ化前のメールアドレス（平文）が Google に送信されることはありません。
送信されたハッシュ値は、広告のクリックとお問い合わせ・資料請求との対応関係を把握し、広告の効果を測定する目的にのみ利用されます。また当社は、この対応関係に基づき、実際のご相談・お取引に至ったかどうかの成果情報を、ハッシュ化された識別子に紐づけて Google へ送信する場合があります。
- 送信先：Google LLC（米国）
- 送信される情報：ハッシュ化されたメールアドレス、コンバージョンの発生日時および種別
- 利用目的：当社の広告効果の測定および広告配信の最適化
- 米国における個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会の公表資料等をご参照ください
本機能によるデータ送信を希望されない場合は、フォームをご利用いただく前に当社お問い合わせ窓口までご連絡ください。
10. 保有個人データの開示等のご請求
当社が保有する個人データについて、ご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、および第三者提供記録の開示のご請求（以下、開示等の請求）を承ります。
- ご請求の方法：お問い合わせフォームよりご連絡ください。当社よりご請求の手続きについてご案内いたします。
- ご本人の確認：ご本人またはその代理人であることを確認させていただいた上で、法令に従い、合理的な期間内に対応いたします。
- 手数料：開示等の請求に係る手数料は、無料といたします。
なお、当社が委託を受けて処理している個人データ（お客様が管理される個人データ）に関する開示等のご請求については、委託元であるお客様が対応いたします。恐れ入りますが、当該事業者へお問い合わせください。
個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
当社の個人情報の取扱いに関するご意見・苦情についても、お問い合わせフォームより承ります。誠実かつ迅速に対応いたします。
11. 継続的改善および本方針の変更
当社は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めます。また、法令の改正や事業内容の変更等に応じて、本方針を変更することがあります。変更後の本方針は、当サイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。
2025年2月20日 制定
2026年7月15日 改定
株式会社ロクシアシステムズ
代表取締役 野田 裕佑